Checkliste: Onboard Management Ablauf für Mitarbeiter aus dem Ausland

Onboard Management (OBM) Programm für Mitarbeiter aus dem Ausland

OBM Ablaufplan über 4 Tage

1. Tag und eine Woche vor Anreise der Bewerber: Zuteilung der Aufgaben und Kompetenz

1. Wer ist interne Onboarding-Manager:

• Wer steht für Übersetzung zur Verfügung:

• Wer ist Facility Manager:

• Wer ist Transfer Verantwortlicher:

• Wer meldet MA bei Einwohnermeldeamt und evtl. Bank an:

• Wer prüft Briefkasten z.B. der Zusendung der Steuer-ID:

• Erstellung eines Infoflyers zu dem Objekt und Umgebung, z.B. wo ist nächster Arzt:

      h)     Wer organisiert Willkommensgeschenk

2. TAG: ERSTER ANREISETAG DER ARBEITSKRÄFTE

• Empfang aller anreisenden, neuen Mitarbeiter
• Willkommensgeschenk aushändigen
• Die Zimmer zuteilen
• Versammlung zum Appell nach Ankunft aller Arbeiter, zu folgenden Themen:

• Begrüßung, Scanning u. Vorstellung (Geschichte, Geschäftsfeld, Zahlen)
• Beschreibung der Aufgaben evtl. kurzes YouTube Video zu den Aufgaben, Abläufen, Techniken
• Wer muss wann, wo sein (Bus, Treffpunkt, Haltestelle, Uhrzeit, Arbeitszeit etc.)
• Aushändigung des Infoflyers
• Wo gibt es Einkaufsmöglichkeiten
• Wann wird Lohn bezahlt
• Hat jeder ein EUR Konto
• Terminierung Einwohnermeldeamt durchgeben
• Ob Essen und Trinken zur Arbeit mitgenommen werden sollte oder Kantine vorhanden ist
• Personalbögen etc.  u./o. Arbeitsverträge ausfüllen und unterzeichnen
• Zuteilung Geschirr und Bettwäsche sowie Einweisung in die Wohnung und Hausregeln
• Aushändigung der Kontaktnummer des OBM für spätere Fragen
• Allg. Fragen beantworten
• Rundgang durch das Gebäude zu den Wirtschaftsräumen etc.

3. TAG: BEGLEITUNG DER ARBEITER IN DEN ERSTEN ARBEITSTAG

• Begleitung der Arbeiter in Ihre ersten Arbeitsschichten und Prüfung der Anwesenheit
• Begleitung im Werk für Rundgang, zu den Umkleiden, Ausbildern und Arbeitsplätzen, Lohnbüro etc.
• Prüfung der internen Willkommenskultur der Stammbelegschaft gegenüber neuen Mitarbeitern und Feedback hierzu zur Personalabteilung
• Terminierung Einwohnermeldeamt und Begleitung der Arbeitskräfte zu Ihrem Termin bei Bedarf
• Terminierung Kontoeröffnung
• Übergabe der Personalunterlagen an das Lohnbüro und Meldung bei Krankenkasse
• Prüfung der Unterkünfte auf Auffälligkeiten z.B. Defekte
• Begleitung auch aller anderen Schichten zu Ihrem ersten Arbeitstag
• Empfang der ersten Rückkehrer von Ihren Schichten und Klärung ob es Fragen, Sorgen und/oder Probleme gab.
• Evaluierung vorhandener Mängel, Probleme, Unklarheiten und Klärung mit dem verantwortlichen

Ressort

4. TAG: PRÜFUNG ALLER ABLÄUFE

• Überprüfung aller Abläufe auf Selbständigkeit, Effektivität, Wirtschaftlichkeit, Zufriedenheit, noch vorhandene Sorgen, Probleme, Anliegen.
• Abschluss Bank und Einwohnermeldeamt Gänge
• Rücksprache mit allen Abteilungen ob es Unstimmigkeiten, Probleme Anregungen gibt und diese auf den laufenden und zukünftigen Prozess abstimmen.
• Prüfung welche Mitarbeiter evtl. ausgetauscht werden wollen oder sollen u. Rücksprache mit

EastRecruiting™, die Nachbesetzung zu organisieren.

• Vorbereitung der Evaluation und Erfolgskontrolle.
• Besuch der Arbeitskräfte in den Unterkünften. Prüfung auf Auffälligkeiten und Verabschiedung des OBM-Teams. Klärung und Aufnahme letzter Beschwerden, Probleme und Fragen u. Information wer der/die zukünftige Ansprechpartner/in als Inhouse OBM sein wird.